Indeks pozycji asortymentowej powinien pozwalać na identyfikowanie w sposób jednoznaczny dowolnej pozycji występującej w procesie produkcji i zaopatrzenia. Odnosi się to w szczególności do materiałów i części z zakupu lub kooperowanych, półproduktów i wyrobów gotowych. Opis powinien wskazywać jak obszerny może być identyfikator unikalny pozycji asortymentowej stosowany jako klucz wyszukiwania w systemie informatycznym. Zwykle jest to ciąg alfanumeryczny znaków. Chociaż praktycznie prawie nigdy nie potrzeba na identyfikację pozycji więcej niż 7 – 12 znaków to często spotyka się indeksy dłuższe, czasem przekraczające 35 znaków. Jest to tradycja z systemu znakowania rysunków z lat 30–stych XX wieku lub przyzwyczajeń księgowych, którzy ciągle jeszcze chcą, aby indeks zawierał czytelny dla człowieka opis pozycji materiałowej na dokumentach obrotu materiałowego. Jest to zbędne i kosztowne, ponieważ indeksy są wprowadzane setki tysięcy, a nawet wiele milionów razy rocznie przez pracowników. Im dłuższy indeks tym więcej czasu traci się w przedsiębiorstwie na jego wprowadzanie w różnych miejscach, a także popełnia się więcej błędów, których korekta też kosztuje. Indeks to nie jest numer rysunku, chociaż często tak się go wykorzystuje.

Na przykład numer rysunku może być taki, jaki ustalono w biurze konstrukcyjnym 40 lat temu, lub jaki przywędrował z dokumentacją konstrukcyjną z licencją na produkcję wyrobów. Natomiast indeks jest to wewnętrzne unikalne oznaczenie pozycji asortymentowej ważne w przedsiębiorstwie po przekroczeniu jego bramy. Często w przedsiębiorstwie wielozakładowym indeksy są unikalne dla tych samych pozycji w każdym z zakładów. Powiązania pomiędzy numerami rysunków a indeksami są często obsługiwane przez systemy informatyczne zwłaszcza jeśli chodzi o obsługę zmian konstrukcyjnych skomplikowanych wyrobów produkowanych na indywidualne zamówienia w krótkich seriach.