Jest niezbędna, aby uzyskać informacje o stanach magazynowych. Księgowość przedsiębiorstwa jest zainteresowana w tym, aby na zakończenie miesiąca znać wartość dla każdego z wyróżnionych w planie kont magazynów. Temu podporządkowane są wszelkie działania takie jak:
Rejestrowanie każdej transakcji związanej z obrotem materiałowym
Inwentaryzacje
Wycena magazynów
Uściślanie stanów

Dla ewidencji księgowej nie jest istotna sekwencja wprowadzania danych w ciągu miesiąca np. możliwe jest wprowadzanie masowe z opóźnieniem wszystkich wydań, a następnie wszystkich przyjęć. Prowadzi to do nieprawdziwych stanów w trakcie miesiąca np. powstawanie fikcyjnych stanów ujemnych.
W systemie gospodarki magazynowej on line do celów zarządzania niezbędne jest wprowadzanie danych o transakcjach na bieżąco w takiej kolejności w jakiej one zachodzą w rzeczywistości.
Transakcje obrotu materiałowego mogą być w komplecie zdefiniowane w pakiecie oprogramowania, a ich zmiana lub uzupełnienie mogą wymagać prac programowych. Alternatywą jest możliwość definiowania przez użytkownika bez prac programowych własnych transakcji obrotu materiałowego. Zwykle to ostatnie nie jest niezbędne, a spowodowane przyzwyczajeniami.