Indeks pozycji asortymentowej powinien pozwalać na identyfikowanie w sposób jednoznaczny dowolnej pozycji występującej w procesie produkcji i zaopatrzenia. Odnosi się to w szczególności do materiałów i części z zakupu lub kooperowanych, półproduktów i wyrobów gotowych. Opis powinien wskazywać jak obszerny może być identyfikator unikalny pozycji asortymentowej stosowany jako klucz wyszukiwania w systemie informatycznym. Zwykle jest to ciąg alfanumeryczny znaków. Chociaż praktycznie prawie nigdy nie potrzeba na identyfikację pozycji więcej niż 7 – 12 znaków to często spotyka się indeksy dłuższe, czasem przekraczające 35 znaków. Jest to tradycja z systemu znakowania rysunków z lat 30–stych XX wieku lub przyzwyczajeń księgowych, którzy ciągle jeszcze chcą, aby indeks zawierał czytelny dla człowieka opis pozycji materiałowej na dokumentach obrotu materiałowego. Jest to zbędne i kosztowne, ponieważ indeksy są wprowadzane setki tysięcy, a nawet wiele milionów razy rocznie przez pracowników. Im dłuższy indeks tym więcej czasu traci się w przedsiębiorstwie na jego wprowadzanie w różnych miejscach, a także popełnia się więcej błędów, których korekta też kosztuje. Indeks to nie jest numer rysunku, chociaż często tak się go wykorzystuje.

Na przykład numer rysunku może być taki, jaki ustalono w biurze konstrukcyjnym 40 lat temu, lub jaki przywędrował z dokumentacją konstrukcyjną z licencją na produkcję wyrobów. Natomiast indeks jest to wewnętrzne unikalne oznaczenie pozycji asortymentowej ważne w przedsiębiorstwie po przekroczeniu jego bramy. Często w przedsiębiorstwie wielozakładowym indeksy są unikalne dla tych samych pozycji w każdym z zakładów. Powiązania pomiędzy numerami rysunków a indeksami są często obsługiwane przez systemy informatyczne zwłaszcza jeśli chodzi o obsługę zmian konstrukcyjnych skomplikowanych wyrobów produkowanych na indywidualne zamówienia w krótkich seriach.

Identyfikacja i obsługa partii materiału lub numerów seryjnych w magazynach i lokalizacjach jest niezbędna w procesie produkcji i dystrybucji. Materiały składowane często mają ograniczony czas przydatności do użycia np. farby i inne materiały chemiczne lub surowce w przemyśle spożywczym. Niezbędne jest nadzorowanie losów poszczególnych partii o konkretnych własnosciach i oznaczonym terminie przydatności do użycia wraz z ich miejscami składowania. Większość systemów sterowania jakością wymaga nadzorowania losów każdej partii materiałów, podzespołów i wyrobów gotowych. W przypadku silników lub innych składników wyrobów identyfikowanych indywidualnie przez numer seryjny istotne jest identyfikowanie ich składowania poprzez nadzorowanie miejsca składowania i numeru seryjnego.

Chodzi zwykle o dane z okresów kilkuletnich, co umożliwia prowadzenie analiz statystycznych np. wychwytywanie trendów zbytu lub określanie sezonowości zużycia.

W przypadku posiadania długookresowych prognoz ta funkcja pomaga planować wielkość produkcji danego typu wyrobów, choć nie można przewidzieć, jakie ich konkretne warianty zostaną zamówione. Na przykład w fabryce mebli można oszacować z dużą dokładnością ile krzeseł zostanie sprzedanych, choć nie wiadomo, w jakim kolorze i jakiego typu obić klienci zażyczą sobie.

Ta funkcja pozwala na tworzenie, po sprawdzeniu zabezpieczenia materiałowego i zdolności produkcyjnych, realnych harmonogramów dziennych lub zmianowych, które mogą być rozliczane w sposób uproszczony techniką rozliczania wstecznego (back-flushing).

Ta funkcja umożliwia prognozowanie i planowanie produkcji wielkoseryjnej i na liniach produkcyjnych produktów o wielu wariantach lub opcjach, np. maszyn roboczych o różnych parametrach czy samochodów z różnym wyposażeniem. Wariant zwykle występuje jednorazowo np. samochód może mieć jeden zespół napędowy oraz jeden typ tapicerki, opcji może być wiele lub może jej nie być wcale np. radio lub klimatyzacja w samochodzie. Umożliwia to bieżące produkowanie na linii produkcyjnej zróżnicowanych wyrobów np. samochodów o różnym wyposażeniu zdefiniowanym w zamówieniach klientów.

Handel elektroniczny (e-business) a w jego ramach zarządzanie katalogami produktów pozwala na udostępnianie potencjalnym klientom aktualnych katalogów produktów i innych informacji w tym cenowych.

Handel elektroniczny (e-business) pozwala na prowadzenie handlu detalicznego z pominięciem pośredników, za pośrednictwem własnej witryny internetowej.

Handel elektroniczny (e-business) a w jego ramach możliwość konfigurowania zamawianych produktów z wariantów i opcji jest szczególnie istotna przy wyborze produktów z wieloma wariantami i opcjami np. samochodów z różnym wyposażeniem przez dealerów.

Handel elektroniczny (e-business) a w jego ramach zabezpieczenie przekazywanych danych wymaga stosowania różnych technik szyfrowania dla zabezpieczenia poufności danych w czasie ich przesyłania.

Handel elektroniczny (e-business) pozwala na prowadzenie handlu detalicznego z pominięciem pośredników, za pośrednictwem własnej witryny internetowej.

Obsługa handlu detalicznego zawiera w sobie zwykle obsługę kas fiskalnych i rejestrację za pośrednictwem wielu stanowisk z wykorzystaniem kodów kreskowych sprzedaży, a także aktualizację stanów magazynowych u detalisty. W bardziej zaawansowanych systemach generowane są automatycznie polecenia uzupełniania zapasów. W dużych organizacjach handlowych wchodzi w użycie obsługa znaczników radiowych RFID.

GLN Globalny Numer Identyfikacyjny -G lobal Location Number GLN służy do identyfikacji przedsiębiorstwa lub organizacji jako jednostki prawnej. GLN są również stosowane do identyfikacji lokalizacji jednostek fizycznych. Numer lokalizacyjny jest numerem identyfikacyjnym, oznaczającym jednostki fizyczne lub prawne. Stosowanie tych numerów jest warunkiem efektywnego EDI.

GTIN Globalny Numer Jednostki Handlowej - Global Trade Item Number określa unikatowy kod przedmiotu handlu wyrobu opakowanego lub usługi. Nazwa GTIN określa zbiorczo całą rodzinę opracowanych przez GS1 struktur identyfikatorów. Identyfikatory mogą składać się z 8, 12, 13 lub 14 cyfr odpowiednio GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13, GTIN-14, SSCC.

Tworzenie grup dostawców i ich klasyfikacja ze względu na wielkość obrotów, poziom cen, dyskonta itp. pozwala na prowadzenie łatwiejszej obsługi dostawców oraz kontrolę ich rozliczania oraz sprawozdawczość.